Allemaal mapjes en taken (deel 2)
Marloes is freelance tekstschrijver met 10.000 hobby’s en wil weer controle terug in haar leven. Leren concentreren, discipline, focus. Te midden van een ontploft huishouden met twee jonge kinderen van vier en twee.
(voor deel 1 klik hier)
Een goed systeem voor al mijn taken!
Dankzij David Allen van Getting Things Done (“You can do anything, but not everything”) ontdekte ik dat ik geen goed systeem heb in het verwerken van taken.
Overal hier in huis slingeren kladblokken en post-its rond. Ik hang van de to-do lijstjes aan elkaar, maar structuur of planning zit er niet echt achter. Daarom blijven alle taken jengelen in mijn hoofd: ze krijgen geen plekje of raken nooit ‘af’ en gearchiveerd.
En dat is niet goed voor je focus: het voelt een beetje alsof je als enige volwassene onder tijdsdruk een cryptogram probeert op te lossen, in een schoollokaal vol hulpbehoevende kleutertjes. Via de Pomodoro-techniek heb ik geleerd om te denken in losse taken in plaats van in intergalactische processen die iets te groot zijn om te bevatten (De Roman. Die Fantastische Website Waar je Geld Mee Verdient. Het Ultieme Verjaardagscadeau).
Afvinken-een heerlijk gevoel!
David Allen is nog van documenten in mappen en bakjes, maar tegenwoordig kan steeds meer papierloos. De jengelende rondzwevende taken zet ik tegenwoordig in het programmaatje Trello of Wunderlist, zodat ik dingen kan indelen en afvinken. Wunderlist heeft mijn voorkeur vanwege het fijne ping-muziekje als je iets afvinkt: ‘eitjes voor de cake gekocht, píng!’. Trello is beter voor complexe projecten. Hierin kun je projecten maken en die onderverdelen in mappen. Het fantastische programma Evernote gebruik ik voor inspiratie en ideeën die niet meteen actie vereisen en is vooral een archief voor motiverende quotes, bizarre verhalen waar ik ooit nog eens wil induiken en foto’s van recepten en wijnetiketten.
Voor eenmalige onthoud-dingen (je staat geparkeerd in vak 13D, vriendje wilde Legosetje X voor zijn verjaardag) gebruik ik Keep van Google. Belangrijk voor mij is dat al die appjes zowel op mijn telefoon als op mijn laptop te benaderen zijn. Als ik de taken uit mijn hoofd en mijn tientallen kladblokken pluk, en ze vervolgens in mijn systeempjes zet, ervaar ik dezelfde weldadige rust die je ervaart als je in je net schoongemaakte, opgeruimde woonkamer zit. Heerlijk. Voor die tien minuten, een half uurtje dat het mag duren. Tot er weer kinderen binnen komen rennen eigenlijk. Maar toch. Even was er orde.
Stap 1 t/m 5!
Het complete boek Getting Things Done lezen staat nog op de to do lijst, haha. Ironisch weer. Maar het principe erachter is als volgt:
Stap 1: Vang je ideeën, zodat je óver dingen kunt nadenken in plaats van áán dingen (dat veel vermoeiender is, en niet constructief). Ik schrijf graag notities en zet die in bovenstaande apps, maar je kunt ook een memo inspreken of mailtjes aan jezelf sturen. Verzamel die kladjes. Maak een indeling. Een aparte map voor de vakantiefoto’s die je eindelijk wil gaan uitzoeken. Zodat je ziet ‘ach, het zijn maar driehonderd bestanden waarvan 60% bewogen, het valt best mee’.
Stap 2: Beslis. Denk over je taken na, beslis wat je ermee wil, en vind de eerstvolgende actie die nodig is om je idee in gang te zetten. Kost iets twee minuten of minder? Waarom doe je het dan niet nu? Hop! En als je de meest lastige of enge taak eerst doet heb je de hele dag een blij gevoel, omdat je kinderlijk trots bent dat je het eindelijk eens hebt gedáán. Bravo!
Stap 3: Organiseer. Maak een systeem. Ik heb mappen als ‘huishouden’ ‘werk’ en ‘schrijven’ en daarin zitten weer mappen als ‘lopende zaken’, ‘dringend’, ‘wachten op’, ‘wensenlijstje’.
Stap 4: Bekijk je overzicht en besef dat het niet statisch is, maar dynamisch. Via de appjes kun je heel bevredigend taken van ‘dringend’ naar het mapje ‘af!’ slepen. Liefst met een pingmuziekje erbij.
Stap 5: Volg je intuïtie en ‘engage’. Ga ermee aan de slag, omdat jij het graag wilt, omdat jij het gevoel moet hebben en houden dat je nuttig en goed bezig bent. Blijft er de hele tijd iets zeuren en etteren, ook al ben je constructief bezig? Dan is extra onderzoek nodig. Vooral die laatste stap is boeiend, omdat veel taken die maar blijven slingeren een soort negatieve lading hebben. Je durft niet te bellen omdat je niet weet wie je aan de lijn krijgt. Je maakt die nieuwe website in WordPress niet af, omdat je onzeker bent over je technische kunnen, en omdat je bang bent voor het maken van die back-up want als dan het hele systeem crasht is al het werk voor niets geweest…
Als taken blijven hangen in het systeem dan zit er ergens een hiaat – iets wat knaagt, ettert, mist. Je intuïtie volgen helpt. Maar daadwerkelijk vertrouwen op je intuïtie is iets waar ik persoonlijk best onzeker over ben (ook weer ironisch, en droevig eigenlijk).
The FLOW!
Flow komt hier weer om de hoek kijken: de dingen die je het liefste doet gaan vanzelf, ook al is er zeker oefening en leren bij nodig. En die dingen die je het liefste doet, waar je hart ligt, daar grijp je als automatisch naar terug. Zelfs als je eigenlijk andere dingen moet doen. Desnoods uren achter elkaar, ook ’s avonds en in het weekend en als je alleen thuis bent. We moeten allemaal zo veel. Kijk mij eens zitten met al mijn mappen en mijn taakjes. Zijn ze niet netjes gesorteerd? Maar het ultieme doel achter al dit georganiseer is rust aan je kop, en al doende ontdekken wat je nou écht wil doen met je tijd en wat niet. En daar elke dag ietsje beter je leven op inrichten. Je patronen van zelfsabotage herkennen (uitstellen, piekeren) en daar van leren.
Als een stiekem kind zit ik vaak uren verstopt in een boek, een grappig verhaaltje te schrijven of te pielen aan logootjes en websites, terwijl ik eigenlijk mijn administratie moet doen of mogelijke nieuwe klanten moet bellen. Het lijkt op een tweestrijd. Tussen mijn emotionele kant (die naast het verslinden van boeken ook lekker in de zon wil zitten, de hele zak chips leegeten, nog een wijntje doen en op de bank in slaap wil vallen) en mijn rationele kant (die alles op orde wil hebben, in keurige mapjes, om nieuwe klanten te scoren en succesvol te zijn). In het boek dat ik nu aan het lezen ben worden die twee kanten de Olifant en de Berijder genoemd. ‘Switch – Veranderen als verandering moeilijk is’ van Dan en Chip Heath. Een dikke aanrader.
Volgende keer vertel ik daar meer over!